Lohnbuchhaltung: Alles was du darüber wissen musst

Eine übersichtliche Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen wichtig. Das Personal gehört zur bedeutendsten Säule für den Erfolg.

Hier müssen Daten in sauberer Form erfasst werden.

Einfache Fehler müssen vermieden werden.

Damit du einen guten Überblick erhältst und für dein Unternehmen eine Lohnbuchhaltung planen kannst, erklären wir dir in diesem Beitrag was Lohnbuchhaltung genau ist inklusiv aller dazu gehörenden Faktoren.

Lohnbuchhaltung Definition: Was versteht man unter Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist eine Unterform der klassischen Buchhaltung, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung innerhalb eines Unternehmens auseinandersetzt.

Dabei ist Lohn und Gehalt nicht unbedingt dasselbe.

Das Gehalt bezieht sich auf den fixen, meist gleichbleibenden Betrag, den ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin pro Monat erhält.

Beim Lohn hingegen erfolgt die Bezahlung hingegen meist nach Stunden.

Nach dem Gesetz, ist jedes Unternehmen, welches Angestellte mit Lohnsteuerzahlung beschäftigt automatisch auch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet.

Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?

Im Grunde übernimmt die Lohnbuchhaltung die operative Abwicklung der Entgeltabrechnungen.

Dazu gehört jedoch auch die fortlaufende Pflege der Stammdaten des Personals sowie die Führung der Jahreslohnkonten.

Zudem kümmert sich die Lohnbuchhaltung um die Einhaltung und Erfüllung aller gesetzlichen Meldungen, Fristen und Nachweisen.

Dazu gehören DEÜV-Meldungen, Krankenkassen-Beitragsnachweise oder auch Lohnsteueranmeldungen.

Diese Aufgaben hören sich zunächst relativ einfach an. Werden jedoch Details und Know-How richtig angewandt, kann die Lohnbuchhaltung zeit- und kostensparender agieren.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen jeden Monat an das Finanzamt gesendet werden.

Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres muss die Lohnbuchhaltung nun noch dafür sorgen, dass alle Lohnkonten ordnungsgemäß abgeschlossen werden.

Alle Dokumente müssen fristgerecht dem Finanzamt vorliegen.

Sozialversicherungsträgern, Arbeits- und Statistikämtern müssen diese Zahlen mitgeteilt werden.

Lohnbuchhaltung selber machen: Geht das?

Grundsätzlich kann jeder die Lohnbuchhaltung selber machen. Heutzutage ist es nicht unüblich, dass kleine Unternehmen auf eine extra Abteilung verzichten.

Doch wie bei allem: Wird die Lohnbuchhaltung selbst geführt passieren Fehler. Fehler führen zu mehr Arbeit.

Und niemand will mehr Arbeit.

Darum ist es durchaus ratsam, eine gesonderte Stelle für die Lohnbuchhaltung zu schaffen.

Viele Unternehmen, gerade KMUs, lagern Ihre Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister aus.

Lohnbuchhaltung kann also selbst, firmenintern oder extern geführt werden.

Da Fachwissen über Arbeits- und Steuerrecht von großem Vorteil sind, ist der Griff zum externen Dienstleister auf jeden Fall sinnvoll.

Solltest du die Lohnbuchhaltung momentan selbst führen, ist eine Beratung durch einen externen Dienstleister mindestens genauso sinnvoll. Hier kannst du bereits wertvolle Tipps erhalten.

Lohnbuchhaltung und das Thema Software

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, welche von professionellen Dienstleistern oder größeren Abteilungen in Unternehmen eingesetzt werden.

Es gibt aber auch Lösungen, welche auf diejenigen abzielen, die die Lohnbuchhaltung selbst erledigen möchten.

Wie fast jede Software, helfen auch die Lösungen im Bereich Lohnbuchhaltung dir Zeit, Kosten und vor allem Nerven zu sparen.

Oftmals sind die Module zur Lohnbuchhaltung in größere HR-Softwarelösungen eingebaut.

Bei einer Lohnbuchhaltungssoftware laufen alle Vorgänge digital und teilweise auch automatisiert ab. Über Schnittstellen werden Dokumente an die jeweiligen Ämter weitergeleitet.

Interne Dokumente wie bspw. Abrechnungen sind für den Arbeitgeber zu jeder Zeit online über eine Cloud abrufbar.

Digitale Lohnbuchhaltung: Heutzutage ist alles online

Wer denkt, dass alles in der Lohnbuchhaltung ausgedruckt und per Brief verschickt wird, liegt falsch.

 

Wie in vielen anderen Geschäftsbereichen schreitet auch hier die Digitalisierung voran.

Mithilfe von Software- und Cloudlösungen lassen sich alle Prozesse online ausführen. Dokumente sind digital abrufbar.

Größere Unternehmen integrieren diese digitale Prozesse direkt in ihr ERP-System. Ein System für alle digitalen Geschäftsvorgänge.

Das kostet allerdings viel Geld.

Kleinere Unternehmen haben diese Ressourcen oftmals nicht.

Hier lohnt sich der Blick Richtung Outsourcing der Lohnbuchhaltung.

Kompetente externe Dienstleister besitzen die aktuellste Software und können deine Lohnbuchhaltung 100 % digital führen.

Du erhältst Zugang zu der Cloud, um alle wichtigen Daten auf dem PC oder dem Smartphone einzusehen.

Wie so oft beim Thema Digitalisierung muss auch die Kosten- und Nutzenfrage entscheiden: intern umsetzen oder an einen Dienstleister auslagern?

Eine erste Beratung mit einem Payroll-Experten kann dir hier bereits weiterhelfen.

Outsourcing: Lohnbuchhaltung auslagern

Folgende Situation: Du bist Inhaber eines kleinen wachsenden Unternehmens mit 5 – 20 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. 

Deine Lohnbuchhaltung hast du bisher komplett alleine geregelt.

Mühsam hast du die Daten eingepflegt, die ein oder andere Frist hast du auch verpasst.

Du denkst dir: Das geht doch alles besser. Effizienter.

Ist ein Geschäftsführer an diesem Punkt, stellt sich oft die Frage: Stelle ich jemanden hierfür ein oder lagere ich diese Leistung aus?

Egal ob Marketing, Produktion oder sonstigem Geschäftsbereich. Diese Frage stellt sich ein Inhaber in seiner Laufbahn oft.

Je nach Situation hat das Outsourcing entscheidende Vorteile.

Zunächst Mal: aus den Augen, aus dem Sinn. Jeder Geschäftsführer kennt dieses Gefühl. Das Gefühl sich um alles kümmern zu müssen. Ist die Lohnbuchhaltung aber erst einmal ausgelagert, gibt es hier nichts mehr, um das er sich kümmern muss.

Alle Prozesse werden vollständig über den Dienstleister abgewickelt.

Das Thema Flexibilität spielt zudem eine große Rolle. Heutzutage ist alles schnelllebig. Entscheidungen müssen schnell getroffen werden. Veränderungen können plötzlich eintreten.

Outsourcing ist oft monatlich kündbar. Du trägst kein Risiko und auch keine Verantwortung für eine eingestellte Person.

Letztlich kaufst du beim Outsourcing einen großen Pool an Know-How ein. Du erhältst kompetente Beratung und hast immer einen Ansprechpartner zu wichtigen Neuerungen.

Welche Kosten kommen bei der Lohnbuchhaltung auf mich zu?

Auch hier ist die entscheidende Frage: selbst führen, intern jemanden einstellen oder an einen externen Dienstleister auslagern?

Führst du deine Lohnbuchhaltung selbst kommen tendenziell keine bis wenig Kosten auf dich zu.

Du musst lediglich (viel) Zeit aufbringen und gegebenenfalls für eine Software etwas Monatsgebühren aufwenden.

Von kostenloser, beschränkter Software bis zur Enterprise Lösung von bis zu mehreren 1.000 € ist hier alles möglich.

Stellst du jemanden für deine Lohnbuchhaltung ein, kommt es ganz darauf an, ob diese Person dies in Teil- oder Vollzeit macht.

Laut stepstone.de liegt das durchschnittliche Gehalt für eine/n Lohnbuchhalter/in bei circa 47.600 €.

Möchtest du deine Lohnbuchhaltung auslagern, sind die Kosten meist transparent und gut planbar.

Hier sieht das Abrechnungsmodell meist eine Pauschal pro abzurechnenden Mitarbeiter/in vor.

Sprich: Besteht dein Team aus fünf Personen und dein Dienstleister bietet dir eine Abrechnung von 5,99 € pro Mitarbeiter/Monat an, zahlst du circa 30 € pro Monat.

Fazit

Fakt ist: Lohnbuchhaltung gehört zu jedem Unternehmen dazu. Sie muss erledigt werden. Und das möglichst übersichtlich und ohne irgendwelche gesetzliche Fristen zu verpassen.

Das Lohnbuchhaltung nicht immer Spaß machen muss, streitet niemand ab.

Mithilfe von neuen Softwarelösungen und der Digitalisierung kann die Lohnbuchhaltung jedoch erheblich zeit-, kosten- und nervensparender erledigt werden.

Zudem kann die Auslagerung an einen externen Dienstleister von großem Vorteil sein.

Hier musst du dir folgende Fragen beantworten:

Wie viel Zeit und Geld kann ich selbst in das Thema investieren?

Wie viel Know-How zum Thema Lohnbuchhaltung und HR habe ich in meinem Unternehmen?

Wird mein Unternehmen demnächst weiter wachsen und demnach auch die Lohnbuchhaltung deutlich aufwendiger werden?

Welche Aufgaben kann ich mehr erledigen, wenn die Lohnbuchhaltung ausgelagert ist?

Auf Grundlage der Beantwortung dieser Fragen kannst du entscheiden: Erledige ich die Lohnbuchhaltung selbst, stelle ich jemanden dafür ein oder lagere ich diese aus.